Dokumen sudah diteken rapi, dikirim ke bank, lalu dikembalikan tanpa penjelasan memadai. Kejadian dokumen dengan tanda tangan elektronik ditolak seperti ini lebih umum daripada dugaan banyak orang. Yang membuat repot, alasannya jarang disampaikan secara rinci.
Akibatnya proses mundur beberapa hari. Pencairan tertunda, kontrak belum berjalan, dan tim internal saling melempar tanggung jawab. Pada kasus tertentu, dokumen harus diterbitkan ulang dari awal. Biaya meterai yang sudah terpakai pun tidak bisa dikembalikan.
Kabar baiknya, sebagian besar penyebabnya bisa diperiksa sendiri sebelum dokumen dikirim. Pemeriksaan hasil Tanda Tangan Digital hanya butuh beberapa menit. Langkah singkat itu mencegah bolak-balik yang menghabiskan waktu semua pihak.
Membedakan Penolakan Teknis dan Penolakan Kebijakan
Penolakan tidak selalu berarti dokumen Anda bermasalah. Ada dua jenis yang penanganannya sama sekali berbeda. Keliru membaca jenisnya membuat perbaikan berjalan ke arah yang salah.
Penolakan teknis terjadi ketika sistem verifikasi menemukan kejanggalan pada berkas. Penolakan kebijakan muncul ketika prosedur internal mitra memang belum menerima dokumen elektronik. Jenis kedua tidak bisa diperbaiki dengan mengganti cara penandatanganan.
Penolakan kebijakan biasanya butuh waktu lebih panjang untuk diselesaikan. Jalurnya lewat pembicaraan antar bagian legal, bukan lewat perbaikan berkas. Menyiapkan penjelasan singkat soal dasar hukumnya sering membantu mempercepat pembahasan.
Cara cepat mengenali keduanya
Mintalah keterangan tertulis dari pihak yang menolak. Bila alasannya menyebut status tanda tangan atau sertifikat, persoalannya teknis. Bila yang disebut ketentuan internal, jalan keluarnya adalah diskusi kebijakan.
Alasan Teknis Dokumen dengan Tanda Tangan Elektronik Ditolak Mitra
Pemeriksa biasanya membuka dokumen memakai pembaca PDF standar. Dari sana terlihat apakah tanda tangannya sah, tidak dikenali, atau bermasalah. Beberapa penyebab berikut paling sering ditemukan di lapangan.
● Tanda tangan berupa gambar hasil pindai, sehingga tidak membawa sertifikat sama sekali.
● Sertifikat penandatangan sudah lewat masa berlakunya ketika dokumen diperiksa.
● Dokumen diubah setelah diteken, misalnya dikompres atau digabung ulang.
● Penerbit sertifikatnya bukan penyelenggara yang diakui secara resmi.
Kesalahan kecil yang paling sering terjadi
Kebiasaan mencetak lalu memindai ulang dokumen masih sering dilakukan. Begitu dicetak, seluruh data sertifikat di dalamnya hilang. Berkas hasil pindai itu hanya berupa gambar, bukan dokumen bertanda tangan.
Kebiasaan lain adalah menggabungkan beberapa berkas menjadi satu. Penggabungan setelah penandatanganan membuat status tanda tangannya berubah menjadi tidak valid. Urutannya harus dibalik, yakni gabungkan dulu, baru bubuhkan tanda tangan.
Ketidakcocokan Identitas pada Sertifikat Juga Memicu Penolakan
Ada kasus ketika tanda tangannya sah, tetapi tetap dikembalikan. Biasanya penyebabnya terletak pada identitas yang tertera di sertifikat. Bank ingin memastikan penandatangan memang berwenang mewakili perusahaan.
Fungsi sertifikat elektronik dalam pemeriksaan dokumen
Sertifikat memuat nama pemilik, penerbit, dan masa berlakunya. Pada akun korporat, nama perusahaan ikut tercantum di dalamnya. Dokumen atas nama jabatan sebaiknya diteken memakai akun korporat, bukan akun pribadi.
Ketentuan mengenai tata kelola penyelenggaraan sertifikasi elektronik diatur dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022. Aturan itu juga memisahkan penyelenggara instansi dari penyelenggara non-instansi sesuai peruntukannya.
Mencegah Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Ditolak Sejak Awal
Pencegahannya tidak rumit dan bisa dijadikan kebiasaan tim administrasi. Cukup jadikan pemeriksaan sebagai langkah wajib sebelum dokumen dikirim keluar.
1. Buka dokumen final memakai pembaca PDF dan periksa status tanda tangannya.
2. Pastikan masa berlaku sertifikat masih aman hingga dokumen selesai diproses.
3. Cocokkan nama dan jabatan penandatangan dengan kebutuhan dokumennya.
4. Bubuhkan meterai sesuai ketentuan sebelum dokumen dikirimkan.
5. Kirim berkas aslinya, bukan hasil cetak atau tangkapan layar.
Bila mitra tetap menolak, tanyakan format seperti apa yang mereka terima. Sebagian institusi punya daftar penyelenggara yang sudah diverifikasi lebih dulu. Informasi itu lebih berguna daripada menebak-nebak penyebabnya sendiri.
Pemeriksaan ini sebaiknya dilakukan oleh orang yang mengirim dokumen. Menyerahkannya ke tim lain justru menambah satu lapis antrean. Lima langkah tadi biasanya selesai dalam waktu kurang dari lima menit.
Menjaga Dokumen Tetap Diterima di Meja Mitra
Penolakan umumnya bersumber dari hal sederhana, bukan persoalan hukum yang rumit. Sertifikat yang jelas, dokumen yang utuh, dan pengiriman berkas asli sudah menyelesaikan sebagian besar kasus. Sisanya adalah soal komunikasi dengan pihak penerima dokumen.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Cakupannya meliputi sertifikat elektronik, tanda tangan digital, e-Meterai, dan pencatatan aktivitas dokumen. Tim yang ingin memahami fungsi sertifikat elektronik dalam alur kerjanya dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah semua bank sudah menerima dokumen bertanda tangan elektronik?
Penerimaannya bergantung pada kebijakan masing-masing institusi, sehingga sebaiknya dikonfirmasi lebih dulu sebelum dokumen dikirim.
2. Kenapa tanda tangan berubah menjadi tidak valid setelah dokumen digabung?
Penggabungan mengubah isi berkas, sehingga sistem membaca dokumen tersebut sudah tidak utuh lagi.
3. Bisakah dokumen yang telanjur ditolak diperbaiki tanpa diterbitkan ulang?
Bisa bila penyebabnya hanya pengiriman berkas yang keliru, tetapi tidak bila isinya sudah berubah.
